Você já parou para pensar em como a primeira impressão é importante para o seu negócio? A recepção é o cartão de visitas da sua empresa, e ter uma pessoa simpática e eficiente para receber seus clientes e visitantes faz toda a diferença e existe uma forma simples e prática de garantir um atendimento de excelência sem precisar lidar com burocracias trabalhistas? Estamos falando da recepcionista terceirizada!
Neste post, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre esse serviço que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado. Vamos descomplicar o assunto e mostrar como a terceirização da recepção pode ser a solução ideal para o seu negócio.
Recepcionista terceirizada: qual a diferença para outras recepcionistas?
A principal diferença é a forma de contratação. Uma recepcionista tradicional é contratada diretamente pela sua empresa, como qualquer outro funcionário, com registro em carteira, pagamento de salário, férias, décimo terceiro, entre outros encargos.
Já a recepcionista terceirizada é contratada por uma empresa especializada, como a Fortville, que fica responsável por toda a parte burocrática.
Ou seja, você contrata o serviço de recepção, e não a pessoa diretamente. Isso significa menos dor de cabeça com questões trabalhistas e mais foco no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
Quais são as principais funções delegadas às recepcionistas?
As recepcionistas terceirizadas são profissionais multitarefas e desempenham um papel fundamental no dia a dia de qualquer empresa. Entre as suas principais atribuições, podemos destacar:
- Receber e orientar visitantes: elas são o primeiro ponto de contato com o público, direcionando as pessoas para os setores corretos, agendando visitas e garantindo que todos sejam bem recebidos.
- Atender e filtrar ligações: gerenciar o fluxo de chamadas telefônicas, anotar recados e transferir ligações para os ramais corretos é uma das principais funções da recepcionista.
- Organizar a agenda e compromissos: elas podem ser responsáveis por marcar reuniões, reservar salas e manter a agenda da empresa sempre atualizada.
- Receber e distribuir correspondências: cuidar da triagem de correspondências, encomendas e malotes, garantindo que tudo chegue ao seu destino.
- Auxiliar em tarefas administrativas: elas podem ajudar em diversas outras atividades, como a compra de materiais de escritório e a organização do ambiente da recepção.
Qual a diferença entre recepcionistas e porteiros?
Embora os cargos sejam parecidos e tenham como principal semelhança o atendimento ao público, é comum que as pessoas confundam as funções de recepcionista e porteiro, mas existem diferenças importantes.
O porteiro está mais focado na segurança e controle de acesso físico ao local, enquanto a recepcionista está mais voltada para o atendimento ao público, organização de tarefas administrativas e o acolhimento de visitantes.
O porteiro geralmente fica na portaria, monitorando a entrada e saída de pessoas e veículos, e muitas vezes opera sistemas de segurança, como câmeras e interfones.
Já a recepcionista, como o próprio nome sugere, fica na recepção, sendo o primeiro contato de quem chega à empresa, seja para uma visita, reunião ou colaboradores.
Quem pode terceirizar o serviço de recepcionista?
Qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento de atuação, pode se beneficiar da terceirização do serviço de recepção.
Desde pequenos escritórios até grandes corporações, condomínios residenciais e comerciais, clínicas, consultórios, hotéis, todos podem optar por essa solução prática e eficiente.
Se você busca otimizar custos, simplificar processos e garantir um atendimento de qualidade, a recepcionista terceirizada é uma excelente opção.
Quais são as vantagens da empresa que contrata o serviço de recepcionista terceirizada?
São muitas as vantagens de optar por uma recepcionista terceirizada. Veja as principais:
- Redução de custos: você economiza com encargos trabalhistas, treinamentos e outros custos relacionados à contratação direta de um funcionário.
- Menos burocracia: toda a parte de contratação, pagamento de salários e gestão de benefícios fica por conta da empresa terceirizada.
- Mais flexibilidade: precisa de uma recepcionista apenas para meio período? Ou para cobrir férias e licenças? Com a terceirização, você tem a flexibilidade de ajustar o serviço às suas necessidades.
- Profissionais qualificados: empresas de terceirização, como a Fortville, investem na capacitação e treinamento de seus profissionais, garantindo um atendimento de excelência.
- Foco no seu negócio: ao delegar a função da recepção para uma empresa especializada, você e sua equipe podem se concentrar nas atividades principais do seu negócio.
- Substituição rápida: em caso de falta ou imprevistos, a empresa terceirizada providência a substituição da recepcionista rapidamente, sem impactar o seu dia a dia.
Quais são os principais cuidados que devem ser adotados na contratação direta de recepcionistas?
Se você optar pela contratação direta, é importante ficar atento a alguns pontos:
- Processo seletivo criterioso: realize entrevistas detalhadas, avalie as habilidades de comunicação, organização e empatia dos candidatos.
- Treinamento adequado: invista em treinamentos para que a recepcionista conheça bem os processos da empresa e saiba como atender o público da melhor forma possível.
- Cumprimento da legislação trabalhista: garanta o registro em carteira, pagamento de todos os direitos trabalhistas e um ambiente de trabalho seguro e saudável.
- Gestão de desempenho: acompanhe o desempenho da recepcionista, ofereça feedbacks e promova o seu desenvolvimento profissional.
- Verificação de referências: sempre que possível, busque referências de antigos trabalhos para se certificar da índole da pessoa contratada.
Contar com uma recepcionista terceirizada é uma alternativa prática e inteligente para empresas que desejam reduzir custos, agilizar operações e oferecer um atendimento de alta qualidade.
Ao optar por esse serviço, você delega a responsabilidade da contratação e gestão para uma empresa especializada, como a Fortville, e pode focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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